Forretningsorden

Print  

Bestyrelsens forretningsorden

§ 1 Mødeterminer, indkaldelse, dagsorden og beslutningsdygtighed

Datoer for bestyrelsesmøder fastsættes normalt en gang årligt for det kommende år, og fastsættes derfor med min. 14 dages varsel. Når særlige forhold kræver hurtig indkaldelse til et bestyrelsesmøde, kan nævnte varsel forkortes efter formandens bestemmelse. Bestyrelsesmøder afholdes ca. 6-8 gange om året, enten ved fysiske møder, telefonmøder eller via webkamera.


Bestyrelsen afholder endvidere møde, når formanden finder, der er behov for det, eller når 3 medlemmer af bestyrelsen over for formanden fremsætter ønske herom. Ethvert bestyrelsesmedlem kan fremsætte forslag til dagsorden. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 5 medlemmer er til stede. Direktøren sørger efter aftale med formanden for, at dagsorden og så vidt muligt skriftligt materiale, der fremlægges til brug for bestyrelsens behandling af enkelte sager, tilstilles medlemmerne senest 7 dage før hvert møde.


Direktøren deltager i bestyrelsesmøderne uden stemmeret.


Bestyrelsen kan beslutte at give andre medlemmer af administrationen adgang til at deltage i bestyrelsens møder – uden stemmeret. Formanden og/eller bestyrelsen kan indkalde særlige gæster til bestyrelsens møder.


(nedenstående tekst flyttet fra § 7 til nærværende placering)

Ved hvert bestyrelsesmøde påhviler det administrationen at give en orientering:

1. Om forbundets drift i den forløbne periode

2. Om væsentlige ændringer i forhold til foreliggende budget

3. Om væsentlige ændringer i personalet


Ved hvert bestyrelsesmøde påhviler det hvert bestyrelsesmedlem at give en orientering:

1. Om medlemmets aktivitet i den forløbne periode

2. Om sager af interesse for bestyrelsens virke

Har et medlem af bestyrelsen forfald, skal der gives administrationen og bestyrelsen meddelelse herom.



§ 2 Mødeform og stemmeret

Med mindre bestyrelsen bestemmer andet, afholdes møderne i Idrættens Hus, Brøndby.

Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller ved dennes forfald af næstformanden.

Alle bestyrelsens medlemmer har lige stemmeret og træffer sine beslutninger ved simpel stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

I ekstraordinære tilfælde kan formanden lade bestyrelsen træffe beslutninger skriftligt, telefonisk, via fax eller ved e-mail.

Sådanne beslutninger bekræftes på førstkommende ordinære bestyrelsesmøde.



§ 3 Protokol

Der udarbejdes beslutningsreferat fra bestyrelsesmøderne. Referatet fra et ordinært bestyrelsesmøde godkendes af formanden, inden det tilsendes bestyrelsesmedlemmerne senest 7 dage efter bestyrelsesmødet. Bestyrelsen har 7 dage til at fremkomme med bemærkninger/rettelser til referatet. Herefter er referatet godkendt.


Hvis bestyrelsesmødet eller dele af dette pga. særlige forhold ønskes afholdt som et lukket møde, påføres dette referatet, således at det tydeligt fremgår at der er tale om et lukket punkt. Referater med et eller flere lukkede punkter er ikke offentligt tilgængelige og er alene til bestyrelsens brug. Dog kan referater med lukkede punkter fremvises af direktøren på anmodning fra bestyrelsesmedlemmer, revisor eller andre af bestyrelsen godkendte personer. Det skal af dagsorden fremgå, såfremt et punkt behandles som et lukket punkt.


Såfremt bestyrelsesreferater indeholder lukkede punkter udarbejdes der et referat uden lukkede punkter til brug for unionernes bestyrelser samt forbundets hjemmeside.


Over bestyrelsesmøderne føres beslutningsreferat, som godkendes elektronisk.

Er et bestyrelsesmedlem ikke enig i flertallets afgørelse i en sag, kan medlemmet kræve at få sit særstandpunkt ført til referat. Dette gælder tilsvarende direktøren.


En flertalsbeslutning truffet i bestyrelsen skal i ord og handling efterfølgende loyalt efterleves af alle medlemmer.



§ 4 Kompetencefordeling

Bestyrelsen behandler og træffer afgørelse i alle sager inden for deres kompetence og ansvarsområde.

Bestyrelsen har ansvaret for, at der opretholdes en administration, som varetager forbundets daglige forretningsførelse.

Bestyrelsen fører tilsyn med administrationens daglige virksomhed og påser, at den udføres forsvarligt og i overensstemmelse med forbundets love og/eller bestyrelsens anvisninger.


Bestyrelsen udpeger en gang årligt efter forbundets Generalforsamling, blandt sine medlemmer, en politisk kontaktperson for hver af administrationens underområder, herunder Årets Tennisklub.

Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.



§ 5 Habilitet

Bestyrelsesmedlemmer og forbundets direktion skal ved nyvalg/nyansættelse meddele, hvilke øvrige forbunds og foreningsbestyrelser den pågældende er medlem af, samt evt. forhold, der kan medføre inhabilitet i forbindelse med det enkelte bestyrelsesmedlems/direktørens virke i bestyrelsen.


Hvis der i et bestyrelsesmedlems funktionsperiode måtte opstå situationer, som vil kunne påvirke bestyrelsesmedlemmets habilitet, skal bestyrelsen straks underrettes herom af vedkommende bestyrelsesmedlem.


Det bestyrelsesmedlem der er inhabil i forhold til en sag, må ikke deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag.

Direktøren skal løbende holde bestyrelsen underrettet om, i hvilket omfang der er tale om samarbejde med et bestyrelsesmedlem i denne egenskab af selvstændig erhvervsdrivende om levering af effekter, tjenesteydelser el. lign mod betaling.


Endvidere gælder, at sådanne aftaler kun indgås efter, at der forinden er indhentet alternative tilbud til vurdering af en evt. aftale med et bestyrelsesmedlem.

Hvert bestyrelsesmedlem skal hvert år underskrive den originale forretningsorden.



§ 6 Regnskab og revisionsinstruks

DTF’s regnskab, der er offentligt, revideres af en statsautoriseret revisor og to generalforsamlingsvalgte revisorer.


Forbundets direktør er berettiget til uden særskilt tilladelse at udlevere kopier af regnskabsmaterialet, herunder revisionsprotokollater og enkeltbilag til offentlige myndigheder, Danmarks Idræts-Forbund og Team Danmark.


Bestyrelsen kan give tilladelse til udlevering af regnskabsmateriale eller dele heraf til organisationer og personer, der måtte have en retlig interesse heri. Henvendelse om udlevering af regnskabsmateriale skal rettes til direktøren, der forelægger henvendelsen for formanden for bestyrelsen.



§ 7 Revision og appendiks

Ændringer i nærværende forretningsorden kan af bestyrelsen med almindelig stemmeflerhed blandt samtlige bestyrelsesmedlemmer, men først med virkning fra førstkommende bestyrelsesmøde efter det møde, hvor ændringen er behandlet.


Som appendiks til bestyrelsens forretningsorden har bestyrelsen vedtaget følgende dokumenter:

  • ”Code of conduct” for Dansk Tennis Forbunds bestyrelse
  • Retningslinjer for refundering af afholdte udgifter for DTF’s bestyrelsesmedlemmer

Som vedtaget på bestyrelsens møde København, den 8. september 2010, ændret på bestyrelsesmøde den 24. april 2013.


Vejledning for refundering af afholdte udgifter for bestyrelsesmedlemmer i Dansk Tennis Forbund


"Code of conduct" for Dansk Tennis Forbunds bestyrelse


DTF's Whistleblowerordning 

Tilbage til top


Koebstaedernes

Sitecore
Anlægspertnere